일정 관리 어플 정리

일정 관리에 대해 살펴보기 전에 일정(Calendar)과 할 일(To Do)의 차이를 먼저 구분해야겠다.

일정이란 시간 또는 일자가 고정적으로 정해진 일이다. 그 대표적인 예로 약속, 기념일 등이 있다.
할 일이란 언제라고 정해지지는 않았지만 하려고 계획 중인 일이다. 언제까지 끝내면 좋겠다는 계획도 포함되어 있을 수 있지만 일정에 비해 유연하게 변경하거나 수정할 수 있다.

일정과 할 일이 성격상 조금의 차이는 있으나 결국 개인의 시간 계획안에 포함되는 일이기 때문에 이것들을 한 눈에 보고 계획이 가능해야 한다. 먼저 시간을 고정적으로 사용해야 하는 일정을 정하고 다음에 할 일을 유동적으로 배분하는 것이 좋다고 생각된다.

이것을 도구의 사용과 연계&확장시켜  할 일은 미래에 대한 계획을 요리조리 가늠해 보는 공작소처럼 이용하고, 일정(캘린더)는 그렇게 하기로 정한 계획서 내지는 기록 일지 정도로 활용해보고자한다.

이러한 시도를 하는 와중에 많은 도구들이 불만족스러운 사용 경험을 선사했다. 단순히 할 일을 기록하고 완료 후 체크하는 방식으로 가볍게 이용하자면 충분하다고 여길수도 있다. 하지만 시간과 계획 관리만큼은 조금도 양보하고 싶지 않았다.

시간/계획 관리야말로 내가 원하는 방식으로 살아가기위한 가장 기본적인 기술이라고 생각하기 때문이다.

나는 다음과 같은 사항들이 중요하다고 생각한다.

  1. 일정과 할 일을 한 곳에서 컨트롤.
  2. 다양한 기기에서 사용
    PC와 스마트폰에서 동일한 사용 경험을 할 수 있어야 하며, 빠른 동기화가 이뤄져야 한다.
    당장은 생각보다 만족스러운 것이 없어서 항상 휴대 가능한 스마트폰에서라도 이 조건들을 충족시키는 것을 우선적으로 찾고 있다.
  3.  목록(프로젝트 or 카테고리)&태그 기능
    일들을 유기적으로 통합, 분리해서 체계적으로 추진하고 진행 중인 일의 여러 사항들을 기록하기 위해서는 하위 목록을 만들 수 있는 목록기능과 특징별로 모아보기 위한 태그 기능이 필요하다.
  4. 검색은 할 일과 일정이 동시에 가능해야 한다.
  5. 각 단위로 묶은 일들이 On/Off 되어 캘린더에서 한눈에 확인이 가능해야 한다.

3-5번 기능은 결국 각각의 일들이 얼마나 진척되고 있는지 체계적으로 확인하기 위한 것이다. 더 훌륭한 방식이 있다면 언제나 대체 가능하다.

(할 일을 모두 캘린더에 담고, 검색기능을 이용해 임의의 태그를 이용하는 방법을 시도해보고 있다. -> 비지니스 캘린더의 할 일 관리가 조금 열악하다. 하지만 이는 구글 할 일이 애초에 열악한 기능을 가지고 있는 한계로 보인다. 게다가 하위 할 일을 구글 캘린더에서보면 이상하게 보인다. G메일로 이동해서 보아야 제대로 보인다. 특히 구글 할 일의 경우 PC에서 검색을 할 수 없다는 점이 치명적이다.)

  • 많은 경우 매일 할 일은 따로 관리하기보다 습관으로 만들어 버리는게 낫다.

사실 가계부와 일기, 메일도 다 통합해버리고 싶다만 이는 불가능하고 차라리 IFTTT와 Tasker를 이용해 다양한 앱을 유연하게 사용하는 법을 연구해야 하겠다.

아래부터는 사용해본 애플리케이션에 대하여 느낀 바를 짧게 서술해보았다.

Google 캘린더 : 구글의 공식 캘린더.
사이드 메뉴를 통해 월/주/일 보기와 캘린더 on/off가 가능하다.  두단계를 움직여아 하므로 Business Calendar보다 불편하다.
keep과 연동되는 알림과 ‘운동하기’&’가족과 식사’등을 주기적으로 설정할 수 있는 기능이 있다. 하지만 알림 기능은 유기적이지 못하고 주기 일정 설정 기능은 직접 하는게 더 낫다. 그외에 부가적인 기능은 없다. 심플 그 자체.

최근에 알게 된 사실인데 구글 캘린더(+연동되는 캘린더들) 검색 기능에는 위치도 검색이 된다. 그러므로 방문 기록을 잘 남겨두면 나중에 활용할 수 있다.
할 일 목록이 검색이 되지 않음.
(2017.08.28)

네이버 캘린더 – Naver Calendar : 음력 생일 입력이 가능하다. PC에서 네이버에 로그인하면 메일과 할 일, 메모, 클라우드 등도 한 화면에 컨트롤 가능하기 때문에 네이버 생태계 묶여 있다면 큰 장점으로 불 수 있다.
다만 무거운 네이버 어플이라는 고질적인 단점에 확장성 및 탈출이 어렵다는 치명적인 단점이 있다. 전체적인 기능은 그냥 저냥 나쁘지 않은 캘린더.
네이버 캘린더에 계속 묶여 있으려면 앞으로 더 개선되리라는 기대감이 있어야 하는데 다음의 쏠 캘린더 개발진이 적은 개발 과정에 있던 일을 살펴보면 네이버 캘린더가 앞으로 나아지는 게 기대되지 않는다. 구글 캘린더를 기반으로 서드파티 앱을 이용하는 편이 낫지 않을까 싶다.
이미 네이버 생태계에 묶여있고 주어진 기능 위주로 충실하게 쓴다면 괜찮은 캘린더라고 생각한다.
(2015년도에 사용했던 경험)

쏠캘린더 : 원래 다음에서 개발했으나 카카오와 합병하면서 업데이트가 뜸하다. 1년여 정도 업데이트가 멈췄다가 16년 9월에 업데이트가 한 차례 되었다. 음력 생일 입력 용도의 보조 캘린더로 사용가능하다.
디자인이 미려해서 1년 정도 주력 캘린더로 사용했었다. 스와이프를 통한 화면 전환이 깔끔하다.
업데이트 탓인지 최신 안드로이드에서는 일정 검색기능 및 시간표 기능이 활성화되지 않는다. 음력 생일 입력&수정 용도로 쓰면서 업데이트가 되는지 지켜봐야겠다.
(2017.04.28)

삼성 기본 캘린더 : 음력 생일 입력을 위해 다른 캘린더를 깔기보다 삼성 휴대폰의 기본 캘린더를 활용하는 것이 좋다.
(2017.04.28)

비지니스 캘린더 2 (Business Calendar 2) : 현재 주력으로 사용하고 있는 캘린더이며 뷰어 기능이 강력하다.
아래 슬라이드 바에서 원터치로 각 캘린더 on/off가 가능하고 그룹 단위로 묶어 on/off 설정을 할수도 있다. 개인적으로 하루의 반복 일상 캘린더를 따로 운영하기 위해서는 캘린더 원터치 on/off가 필수이다.
월 단위 캘린더에서 몇 개의 날만 드래그해 선택해 보는 것도 가능하며 아래에 세로 스크롤바에 1일~월까지 드래그해 볼 수도 있다.
구글 Task도 연동 가능한데 비지니스 캘린더의 하위 목록이 연동되지 않는다 . 또한 날짜를 지정하지 않은 할 일이 검색되지 않는다.
위젯에서 캘린더와 테스크의 On/Off가 가능하다면 최고일 것 같다.
(2017.08.28)

조르테 캘린더(Jorte) : 가장 오랫동안 쓴 캘린더인데 사용안한지 너무 오래되어서 언제 다시 한번 검토해보려고 한다. 위젯이 괜찮았고, 꾸미기에 좋았던 것으로 기억한다.

TickTick : 할 일 어플 중에서 무료 사용자에게 태그 및 위치 태그 등이 가능한 어플이다. 하위 폴더(프로젝트)도 만들 수 있다.
(2016.10.18)

DGT GTD : 안드로이드에서 이것만큼 복잡하고 디테일하게 일정 관리를 할 수 있는 것도 없는 것 같다. 정말 열심히, 자세히 썼었는데 일정 관리를 하는 것이 일정을 소화하는 것보다 마이너스라는 생각이 들기 시작해서 사용을 그만뒀다.
(2015년에 사용함)

Keep : Keep에서 메모 작성시 알림을 설정하면 ‘알림’ 탭으로 자동으로 들어가고 사용 중인 구글 계정의 ‘알림’ 캘린더에 자동으로 등록된다. 참고로 구글 캘린더에서는 할 일 목록과 알림 두가지 캘린더를 한번에 하나만 사용할 수 있다. 캘린더 우측의 ▼을 누르면 전환이 가능하다.
그런데 Keep은 무조건 날짜를 설정해야 하기 때문에 이건 일정에 가까운데 할 일 목록을 알림으로 대체해버린건 실수가 아닐까란 생각이 든다.
일정을 삭제하면 해당 할 일은 메모로 이동해서 다른 메모들과 혼재하게 된다. 그리고 캘린더 뷰에서 아직 처리하지 않은 할 일이 무엇인지 확인할 수 없다. Keep을 단순히 할 일 관리 용도로만 쓴다고하면 미처리 할 일을 확인하기 위해 Keep을 열어보는 것만으로 문제가 없겠지만 다른 메모 용도로도 사용한다면 해야 할 일이 메모 속에서 길을 잃게 될 것이다.
Keep에 라벨(태그)기능이 있고, 위치 알림까지 설정이 가능하다.
(2017.03.18)

Trello : 협업에 최적화 된 툴이 아닌가 싶다. 그날의 아침에 해야 하는 일들을 쭉 나열해 놓고 쓱쓱 던지면서 하루를 계획해 볼 도구로 좋지 않을까해서 사용해봤다.(매력적인 칸반 시스템) 안타깝게도 시작 시간만 설정이 되고 종료 시간 설정이 불가해 시간 계획에는 불편해보인다. 그리고 모바일 인터페이스가 직관적이지 않다.(카드를 보기 위해 옆으로 쭉 넘겨야 함) 모바일에서 보드 복사가 안되는 것도 단점.
(2017.02.05)

Workflowy : Mindmap과 함께 생각 정리의 큰 축을 이루는 Outliner도구이다. 정확히 말하면 폴딩 기능이 달린 메모장. 예전에 학교 다닐 때 학습용으로 사용하던 Workflowy로 일정관리하는 글이 있기에 테스트해보려고 한다. 에버노트를 주력으로 사용할 때 블로그 글에 외부 링크를 걸 듯 노트끼리 링크를 해놓으면 시너지가 많았는데 폴딩 기능이 생각을 유연하게 다루는데 유리하다는 건 예전에 체감했었다.
현재 캘린더에 태그나 캘린더 on/off를 추구하는 이유 역시 각 프로젝트 단위의 달성도 및 미래 계획을 한 눈에 조망하기 위해서인데 이런 방식도 대안이 될 수 있을 것 같다는 생각.

-> 살짝 만져보니 앱에 공유기능이 없어서 다른 앱과 연동해 사용하기 참 난감하다.
(2017.02.05)

Evernote(에버노트) : 아웃룩 캘린더와 연동가능, 에버노트 알리미에 주기&반복 기능이 없음. 단 예전에 사용해본 바 노트 및 분류 기능이 강력해  일을 체계적으로 진행해나가는데 강점.
반복 일상들을 각각의 캘린더에 넣고, 할 일을 GTD 시스템으로 에버노트에서 운영하는 것도 나쁘지 않음.
(2017.03.18)

Todoist, Wunderlist의 경우 하나씩 부족한 게 있어서 쓰다가 옮겼는데, 지금 잘 기억이 안나서 나중에 시간이 날 때 다시 살펴볼 예정.
Any.Do의 경우는 특별할 게 전혀 없다고 생각하고 Cal의 경우 에버노트로 GTD를 시도하면서 사용해봤는데 뭔가 부족하다.


덧.

  • 캘린더에 지난 일정의 삭제에 관련해서 이미 완료한 일들에 대해 삭제를 하는게 좋을까?
    일정이라고 부를만한 ‘사건’은 계속해서 남겨놓는게 좋다.
    하지만 검색에 불편함을 남기는 건 아닐까? -> 구글 캘린더는 당일을 기준으로 검색 내용을 먼저 보여주기 때문에 괜찮다.
  • 매번 반복되는 일정은 할 일에 넣으면 너무 지저분해진다. 반복 일상 캘린더를 하나 따로 운영하는 것이 좋다.
  • 도구는 내 목적에 합당하게 사용될 때만 의미가 있다.
    또한 새로운 도구는 계속해서 나오니 충분히 만족스러운 정도에서 개선을 멈추는 것이 뭔가를 활용함에 있어 주객이 전도되지 않는 적절점이라고 생각된다.
  • 이것저것 비교를 하다보니 화이트보드나 노트가 끝판왕이 아닌가 생각이 된다… 이게 자동으로 디지털 데이터화되면 참 좋을텐데. 그러니 디지털 필기(+그림, 마인드맵)와 아웃라이너를 다 지원하는 원노트가 짱이시다.
  • Outlook + 원노트 할 일 태그 (?)
  • Toodledo 다시 써보기

“일정 관리 어플 정리”의 9개의 생각

  1. 작업과 생활에서 많은 고민이 담겨있는 포스팅이네요. 감사합니다.
    구글캘린더가 답답해서 새로운 것을 찾고 있는데 시원한 결론이 안나네요.
    GTD 방식에서 추천할만한 캘린더 소개좀 부탁드려요.

    1. 일단 PC에서는 구글캘린더를 사용하신다고 가정하고 추천해볼게요.
      아무래도 GTD를 하시면 할 일들을 inbox에 넣고 그 다음에 상황에 따른 몇 개 단위로 나누는 작업을 하실텐데 저는 이 과정을 편하게 하기 위해서 Business Calendar 2를 사용해요. 캘린더를 여러개로 분류해놓고 껐다 켰다 하기가 편해서 하루 중 잠깐씩 확인하기가 좋아요.
      사실 캘린더 형식의 뷰가 필요없으시면 폴더와 프로젝트를 지원하는 다른 할일 어플들 TickTick, Wunderlist, Todoist만으로도 만족하실 것 같네요. 해당 어플들 역시 매달 유료 결제를 통해 캘린더 뷰를 이용하실 수도 있어요.

      저도 사용해보지는 않았지만 iOS에서는 Pocket Informant만으로 올인원이 가능하다고 하는데 윈도우-안드로이드에서는 뭔가 살짝씩 부족한 느낌이네요.
      그래도 윈도우 – 안드로이드는 각 애플리케이션를 넘나들면서 함께 사용하기가 좋으니 가장 효율이 좋은 몇 개를 묶어서 사용해볼까하고 애플리케이션을 정리하던 와중이었어요.

  2. 쏠캘린더에 어느정도 만족하며 사용하다가 Task 관리가 단순해서 불편하던 차에 좋은 가이드글을 본 것 같습니다.

    Wunderlist는 오늘 깔아보니 서브태스크 관리 되는 반면 구글 동기화 주기가 8시간이라 답답할 듯 합니다.
    물론 서브태스크(할일) 동기화는 안되고 메인 태스크만 동기화되네요.

    제 요건은 1) 서브 태스크 관리 2) 구글과 동기화(주기는 30분 미만까지. 서브 태스크까지 가능하면 금상첨화) 인데.. 아쉽게도 제가 아는한에서는 없는 것 같습니다. 혹시 알고 계신 어플이 있을까요?
    가능한 어플이 있다면 쏠 또는 비즈캘린더와 같이 사용하면 좋을 것 같네요.

    그리고 Business Calendar 한번 설치해서 보니 좋은 어플인 것 같습니다. 다만 디자인이 쏠보다 조금 덜 미려한 점,
    음력 미지원(이건 쏠로 커버), 할일 밑으로 서브작업을 넣을 수 없다는 점이 아쉽네요.

    1. Ticktick에서 1차 서브 테스크까지는 입력가능합니다. 체크리스트 형태로 넣으시면 됩니다.
      동기화도 바로바로 진행됩니다. 다만 구글 할 일과 연동이 되지 않아서 캘린더와 별도로 운용하시면 쓸만하실 것 같습니다.

      구글 할 일과의 연동을 원하신다면 Ticktick 개발자가 만든 또 다른 앱인 GTasks를 써보시는 것도 좋을 것 같습니다. 구글 할 일과 연동되며 Ticktick과 사용감이 유사합니다. 다만 Ticktick에 신경을 쓰는 모양인지 현재 업데이트가 11월에 멈춰있고 서브 테스크가 되지 않습니다. 서브 테스크와 관련해서는 서드 파티 앱들보다는 애초에 구글 할 일에서 지원되지 않아서 문제가 있는 것 같습니다.

      또 다른 방안으로는 구글의 할 일 목록을 알림으로 전환하시고 Keep의 알림 기능을 이용하시는 것인데 이 경우 모바일 캘린더에서 한 눈에 볼 수 없고, 캘린더 웹에서도 서브 테스크를 보려면 어차피 Keep로 다시 넘어와야 한다는 단점이 있습니다.

      저도 비지니스 캘린더에서 할 일 관리를 해보고는 있는데 서브 작업을 넣을 수 없다는 점(캘린더 웹 버전에서 하위 테스크들이 따로 출력). 그리고 할 일과 캘린더 일정 사이의 유동적인 전환이 안된다는 점이 못내 아쉽네요.

    2. 댓글 답변 드리고 새로운 사실을 발견했습니다.
      구글 캘린더 상의 할 일 목록에서 내어쓰기/들여쓰기가 작동되지 않아 Gmail의 할일 목록으로 들어가보니 할 일 목록의 하위 테스크가 적용이 되어 있네요.
      그리고 우측 위의 화살표 버튼을 눌러 새로운 창으로 떼서 사용할 수도 있네요.

      이런 경우 비지니스 캘린더의 1차 서브 테스크와 연동해서 사용할 수 있고 캘린더와 할 일을 한 눈에 보는 것도 가능할 것 같습니다.
      참고로 비지니스 캘린더의 서브 테스크 기능은 프로 기능입니다.

  3. 깊이 있는 분석글 잘 보고 갑니다.
    일정과 할일을 구글캘린더 에서 통합해 관리하고 싶은데
    keep 에서의 알림이 할일과 동기화 되지 않는것이 상당히 불편하네요…ㅜ

    최대한 구글에서 나온 서비스들 활용하려고 하는데
    keep 은 뭔가 애매한것 같습니다.
    todo에 최적화 된것도 아니면서 evernote에 비하면 많이 모자라는…

    1. 예전부터 느낀 것이지만 구글 서비스는 은근히 파편화가 심한 것 같아요.
      Keep은 포스트 잇 사용하듯 그날 그날 메모하고 정리하는 방식으로 사용하는게 적절하지 않은가 싶네요.

  4. 이 글을 읽고 잠시동안 “멍” 해 졌네요. 제가 하던 고민을 그대로 하셨고 그걸 기록으로 남기신 것이 대단한 것 같습니다. 저도 비슷한 과정을 거쳤고 계속 시도 하고 있지만, 전체적으로 만족할 만한 시스템을 구현하지 못했습니다. 그러나 계속 잊어버리는 중입니다. 기록해야겠습니다. 기록…

    ps.
    티스토리를 사용중인데, 포스트 주소가 숫자로 나와서 그런가보다 했는데, 비펜님 글 주소는 직관적으로 그냥 제목이 되어버리네요???? 어떻게 하신 건지 궁금합니다.
    그런데 그 주소를 복사 붙여넣기 하니까 이렇게 깨지네요…
    http://rainpencil.com/%EC%9D%BC%EC%A0%95-%EA%B4%80%EB%A6%AC-%EC%96%B4%ED%94%8C-%EC%A0%95%EB%A6%AC/

    이걸 영문으로 하신분도 계신 것 같습니다.
    http://www.thewordcracker.com/basic/how-to-change-the-display-format-of-posts-in-browsers-in-wordpress/

    고수님들이 참 많습니다…

    1. 계속 이것저것 시도해보는 와중에 따로 시간을 내어 기록을 하거나 정리를 하지 않으면 번번히 같은 실수를 계속 반복하게되더라고요. 그래서 왠만한 건 전부 기록하고 있어요. 그 중에 공개할 만한 자료는 블로그에 적고 개인적인 것들은 클라우드 노트에 기록하고 있어요.

      요즘 드는 생각은 완전히 맘에 드는 시스템을 찾는 다는 건 욕심이고 충분히 만족스럽게 사용할 수 있는 적정선을 찾는게 최선이 아닐까 싶네요. 어느 수준부터는 최적화를 시켜서 얻는 이득보다 최적화하기위해 사용되는 시간이 더 많아져서요.

      참고로 제 블로그는 설치형 WordPress(워드프레스)에요. 워드프레스의 경우 포스팅 주소를 자동 설정을 할 수 있고 거기에 각 포스트마다 주소를 따로 정할 수도 있어요. 저는 제가 직접 필요할 때 각 포스팅에 편하게 접속하고 싶어서 한글로 설정해놨어요.
      티스토리의 경우에는 환경설정- 기본설정의 주소설정에서 포스트 주소를 숫자와 문자중에서 고를 수 있어요.
      다만 이 옵션을 블로그 사용 중에 바꾸면 이미 발행한 포스팅의 경우 검색 엔진에서 한동안 반영이 잘 되지 않을 수도 있는 것으로 알아요.

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